相模原市立大沢中学校同窓会 個人情報取扱細則

第1条（目的）

本細則は、相模原市立大沢中学校同窓会（以下、本会とする）が保有する会員その他関係者の個人情報を適正に取り扱い、個人の権利及び利益を保護するとともに、本会の活動を円滑に運営することを目的とする。

第2条（基本原則）

本会は、個人情報の保護に関する法令その他規範を遵守し、本会の活動において取り扱う個人情報を適正に管理するよう努めるものとする。

第3条（管理責任者）

  1. 本会における個人情報の管理責任者は、代表理事とする。
  2. 代表理事は、個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるものとする。

第4条（取扱者）

  1. 本会における個人情報の取扱者は、代表理事及び代表理事が必要と認めて指定した役員とする。
  2. 個人情報の取扱者は、本細則及び代表理事の指示に従い、適正に個人情報を取り扱わなければならない。

第5条（秘密保持義務）

  1. 個人情報の管理責任者及び取扱者は、その職務上知り得た個人情報を、正当な理由なく他人に知らせ、又は本会の活動以外の目的に使用してはならない。
  2. 前項の規定は、個人情報の取扱者がその職を退いた後も同様とする。

第6条（個人情報の取得）

  1. 本会は、会員その他関係者から個人情報を取得するときは、原則として本人から直接取得するものとする。
  2. 個人情報を取得するときは、その利用目的をあらかじめ本人に明示するものとする。ただし、利用目的を明示することが困難な場合その他正当な理由がある場合は、この限りでない。
  3. 本会は、本会の活動に必要な範囲を超えて個人情報を取得しないものとする。

第7条（取得する個人情報）

本会が取得する個人情報は、原則として次に掲げるものとする。

  1. 氏名
  2. 卒業年度
  3. 連絡先（住所、電話番号、電子メールアドレス等）
  4. その他、本会の活動及び運営に必要な情報

第8条（利用）

本会が取得した個人情報は、次の目的のために利用するものとする。

  1. 会員の登録及び管理
  2. 入会費その他金銭の管理
  3. 同窓会、懇親会その他行事の案内及び運営
  4. その他、本会の目的を達成するために必要な活動

第9条（利用目的による制限）

本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条に定める利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。

第10条（第三者提供の制限）

本会は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供してはならない。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
  3. 国の機関、地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行するときに対して協力する必要がある場合
  4. その他、法令上認められる場合

第11条（業務委託）

  1. 本会が、会員への連絡、行事の運営、印刷、名簿作成その他の業務を委託し、その業務の遂行に個人情報を提供する必要がある場合は、委託する業務に必要な範囲に限って個人情報を提供するものとする。
  2. 前項の場合、本会は委託先に対して個人情報を適切に取り扱うよう求めるものとする。

第12条（管理）

  1. 本会は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じるものとする。
  2. 電子データとして個人情報を保管する場合は、パスワードの設定、アクセス権限の管理その他必要な措置を講じるものとする。
  3. 紙媒体として個人情報を保管する場合は、適切な場所に保管し、個人情報の取扱者以外が容易に閲覧できないようにするものとする。

第13条（個人情報の持ち出し等）

  1. 個人情報を本会の管理場所から持ち出す場合は、本会の活動に必要な範囲に限るものとし、紛失、盗難、漏えい等が生じないよう適切に管理しなければならない。
  2. 電子メールその他の方法により個人情報を送信する場合は、送信先や送信方法を確認するなど、漏えいを防止するために必要な措置を講じるものとする。

第14条（不要となった個人情報の廃棄）

  1. 本会は、利用する必要がなくなった個人情報について、適切かつ速やかに廃棄又は削除するものとする。
  2. 紙媒体の個人情報を廃棄する場合は、裁断その他の方法により、内容を容易に判読できない状態にするものとする。
  3. 電子データを削除する場合は、可能な限り復元できない方法で削除するものとする。

第15条（役員退任後の取扱い）

個人情報の取扱者が退任した場合は、その役員が保有する本会の個人情報を速やかに本会へ返却又は本会の指示に従って廃棄又は削除するものとする。

第16条（漏えい等への対応）

  1. 個人情報の漏えい、紛失、盗難、誤送信その他の事故が発生した場合又はそのおそれがあることを把握した場合、個人情報の取扱者は、速やかに代表理事に報告するものとする。
  2. 代表理事は、必要に応じて事実関係を確認し、被害の拡大防止その他必要な措置を講じるものとする。

第17条（本人からの請求）

本会は、本人から自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止等の申し出があった場合には、法令その他規定に従い、適切に対応するものとする。

第18条（苦情及び相談）

本会は、個人情報の取扱いに関する本人からの苦情又は相談について、適切かつ迅速に対応するよう努めるものとする。

第19条（研修）

本会は、個人情報の取扱者に対し、個人情報の適切な取扱いについて必要な周知及び説明を行うものとする。

第20条（改正）

本細則の制定、改正又は廃止は、会則第24条の規定に基づき、理事会の審議を経て行うものとする。

附則

  1. 本細則は、2026年9月28日から施行する。